Sistemas telefónicos de hotel: despertador y PMS

El teléfono de habitación es un panel de servicios, no un teléfono: ¿qué debes saber?

Los huéspedes casi nunca marcan un número desde una habitación de hotel; pulsan una tecla etiquetada. Por eso la gama de teléfonos de hotel de este proyecto se organiza en torno a teclas de servicio programables y no al número de líneas.

• H6W: cinco teclas de servicio programables, nombradas en el folleto para limpieza, reserva de entradas, centralita, pedido de comida y servicio de llamada de despertador, con pantalla de 3,5 pulgadas, PoE integrado, Wi-Fi 6 y puerto de carga USB-A.
• H602W: seis teclas de servicio programables que cubren la misma lista de servicios, con personalización de la placa frontal, teléfono magnético, Wi-Fi 6 y puerto de 10/100 Mbps con alimentación DC.
• H603W: un diseño inalámbrico con seis marcaciones de servicio programables, luz de estado de tres colores, teléfono antibacterial y base de carga rápida; el folleto cita 8,1 horas de conversación y 159 horas en reposo como datos de laboratorio.
• H2U: diez teclas de marcación rápida para líneas de servicio más una tecla programable que puede configurarse para funcionar con un portero y controlar la puerta a distancia, en tres colores.

Como las etiquetas son programables, el establecimiento decide qué marca cada tecla. Un spa, un estacionamiento o un mostrador de conferencias es una etiqueta más, no un teléfono más.

Llamadas de despertador: ¿qué debes saber?

Las llamadas de despertador son una función de sistema de la serie OM y no un equipo adicional, y el conjunto de mensajes de voz incluye un archivo llamado wakeup. Del lado de la habitación, la implicación práctica es que la tecla de despertador de un teléfono de huésped es una tecla programable más que llama al servicio del hotel, y el propio software de recepción del establecimiento gobierna la programación.

El material indica el módulo de gestión hotelera y la API de la PBX como la vía de integración: con la API activada, el módulo hotelero cubre el estado de las habitaciones y el control de permisos de llamada. No describe las pantallas de recepción que hay detrás de esas funciones, así que el flujo exacto se confirma frente al sistema del establecimiento en la cotización: es un límite honesto y no una concesión de diseño.

El estado de la habitación, de la habitación al PMS: ¿qué debes saber?

El estado de la habitación en esta plataforma empieza con un código de función marcado desde la extensión de la habitación. La PBX envía después el estado al PMS del hotel a través de la API. De ello se derivan tres consecuencias para quien diseña la red:

• El estado de limpieza puede fijarse desde el teléfono de la habitación, así que no hace falta un panel de pared aparte.
• El enlace con el PMS es datos, no voz, así que necesita una ruta entre la PBX y el servidor de gestión del establecimiento, no un puerto en la habitación del huésped.
• La API de la PBX es la misma interfaz que usan las aplicaciones de tarificación de llamadas y de asistencia a la operadora, así que si el establecimiento ya usa una de ellas, la API ya está activada.

Permisos de llamada por categoría de habitación: ¿qué debes saber?

Los permisos salientes se configuran por extensión en cinco niveles: solo interno, local, nacional (el valor predeterminado), internacional y bloqueado. Además, la restricción de llamadas puede limitar extensiones o líneas por día de la semana y franja horaria, y un bloqueo de extensión impide por completo las llamadas salientes desde el teléfono hasta que se libera.

También puede exigirse un código de autorización para las llamadas exteriores, usando el mismo PIN que desbloquea el teléfono, y puede impedirse por completo que las llamadas desde extensiones externas salgan al exterior. Para un establecimiento que ha sufrido por un teléfono dejado descolgado, estos ajustes importan más que la tarifa de la habitación.

El mensaje nocturno y la recepción: ¿qué debes saber?

El contestador automático alterna entre un mensaje de horario laboral y otro de fuera de horario, con hasta tres franjas al día definidas en el horario. Un hotel puede tener así un menú de día, un menú nocturno y un menú de fin de semana sin tocar el equipo.

El puesto de operadora responde en la extensión 200 de forma predeterminada y admite hasta cinco números, distribuyendo las llamadas de forma secuencial, por rotación o a todos a la vez. Si nadie marca, las llamadas recaen en la operadora a los 24 segundos, y la cola del grupo de timbrado admite hasta 20 llamadas en espera con un mensaje para quien llama. Para el turno de noche, esa es la diferencia entre que una llamada la atienda quien esté en recepción y que se pierda.

Una nota de diseño que afecta a la lista de materiales: la grabación. Esta plataforma graba en G.711 y G.729, y la grabación local en el propio equipo existe solo en el OM20G y el OM50G. Un establecimiento mayor que grabe llamadas graba en un servidor, y la dirección y el puerto del servidor de grabación —1311 por defecto— tienen que formar parte del plan de red. Los registros detallados de llamadas pueden enviarse igualmente a un servidor externo, por el puerto 1809 de forma predeterminada, que es lo que consume un sistema de tarificación de llamadas.

Qué decidir antes de cerrar la lista de habitaciones

• Qué categorías de habitación llevan un teléfono con pantalla y cuáles un teléfono de teclas. La pantalla y el modo AP del H6W encajan en una habitación donde el huésped también necesita un enlace de red; las diez teclas del H2U encajan en un baño o un segundo puesto.
• Si el establecimiento quiere un teléfono por baño. Duplica el número de extensiones del lado de las habitaciones, y debería ser una decisión, no un accidente.
• Qué extensiones pueden marcar internacional y si se exige un código de autorización fuera del horario.
• Dónde residen las grabaciones y los registros detallados de llamadas, porque eso determina si el establecimiento necesita grabación en el propio equipo con una PBX menor o un servidor con una mayor.

Responda a esas cuatro cuestiones y los teléfonos de habitación, el modelo de PBX y el número de troncales se deducen de las capacidades publicadas y no de la costumbre.