Hoteltelefonsysteme: Weckrufe und das PMS

Das Zimmertelefon ist ein Servicepanel, kein Telefon – was sollten Sie wissen?

Gäste wählen fast nie eine Nummer vom Hotelzimmer aus; sie drücken eine beschriftete Taste. Deshalb ist die Hoteltelefon-Reihe in diesem Projekt um programmierbare Servicetasten herum organisiert und nicht um Leitungszahlen.

• H6W: fünf programmierbare Servicetasten, im Prospekt benannt für Housekeeping, Ticketbuchung, die Vermittlung, Essensbestellung und Weckruf-Service, mit einem 3,5-Zoll-Display, integriertem PoE, Wi-Fi 6 und einem USB-A-Ladeport.
• H602W: sechs programmierbare Servicetasten für dieselbe Serviceliste, mit anpassbarer Frontblende, magnetischem Hörer, Wi-Fi 6 und einem 10/100-Mbps-Port bei DC-Versorgung.
• H603W: eine schnurlose Ausführung mit sechs programmierbaren Servicetasten, dreifarbiger Statusleuchte, antibakteriellem Hörer und Schnellladestation; der Prospekt nennt 8,1 Stunden Sprechzeit und 159 Stunden Bereitschaft als Labordaten.
• H2U: zehn Schnellwahltasten für Service-Hotlines plus eine programmierbare Taste, die für die Fernsteuerung einer Türsprechstelle eingerichtet werden kann, in drei Farben.

Weil die Beschriftungen programmierbar sind, entscheidet das Haus, was jede Taste wählt. Ein Spa, ein Parkplatz oder ein Konferenzschalter ist eine weitere Beschriftung, kein weiteres Telefon.

Weckrufe – was sollten Sie wissen?

Weckrufe sind eine Systemfunktion der OM-Serie und kein Zusatzgerät, und der Ansagen-Satz enthält eine Datei namens wakeup. Auf der Zimmerseite bedeutet das praktisch, dass die Weckruftaste an einem Gästetelefon nur eine weitere programmierbare Taste ist, die in den Hotelservice wählt, und die Front-Office-Software des Hauses den Zeitplan steuert.

Das Material nennt das Hotelmanagement-Modul und die PBX-API als Integrationsweg: Mit aktivierter API deckt das Hotelmodul Zimmerstatus und Rufberechtigungen ab. Es beschreibt die Front-Office-Oberflächen hinter diesen Funktionen nicht; der genaue Ablauf wird daher im Angebot gegen das System des Hauses bestätigt – das ist eine ehrliche Grenze und kein Auslegungskompromiss.

Zimmerstatus, vom Zimmer zum PMS – was sollten Sie wissen?

Der Zimmerstatus beginnt auf dieser Plattform mit einem Funktionscode, der von der Zimmernebenstelle gewählt wird. Die PBX übergibt den Status dann über die API an das Hotel-PMS. Daraus folgen drei Konsequenzen für den Netzwerkplaner:

• Der Housekeeping-Status kann vom Zimmerapparat gesetzt werden, ein separates Wandpanel ist also nicht erforderlich.
• Die PMS-Anbindung ist Datenverkehr, nicht Sprache, sie braucht also eine Route zwischen der PBX und dem Hotelverwaltungsserver – keinen Port im Gästezimmer.
• Die PBX-API ist dieselbe Schnittstelle, die von Call-Accounting- und Vermittlungsassistenz-Anwendungen genutzt wird; läuft im Haus bereits eine davon, ist die API schon eingeschaltet.

Rufberechtigungen nach Zimmerklasse – was sollten Sie wissen?

Abgehende Berechtigungen werden pro Nebenstelle in fünf Stufen eingestellt: nur intern, Ortsgespräche, Inland (Vorgabe), Ausland und gesperrt. Darüber hinaus können Rufsperren Nebenstellen oder Leitungen nach Wochentag und Zeitfenster einschränken, und eine Nebenstellensperre unterbindet abgehende Gespräche vom Apparat vollständig, bis sie aufgehoben wird.

Für externe Gespräche kann zusätzlich ein Autorisierungscode verlangt werden, mit derselben PIN, die den Apparat freischaltet, und Anrufe von externen Nebenstellen können vom Abgehen vollständig ausgeschlossen werden. Für ein Haus, das von einem nicht aufgelegten Hörer geschädigt wurde, sind das die Einstellungen, die mehr zählen als der Zimmerpreis.

Die Nachtbegrüßung und die Rezeption – was sollten Sie wissen?

Die automatische Vermittlung wechselt zwischen einer Begrüßung für die Geschäftszeiten und einer für die Zeit außerhalb, mit bis zu drei Zeiträumen pro Tag im Zeitplan. Ein Hotel kann also ein Tagesmenü, ein Nachtmenü und ein Wochenendmenü haben, ohne die Ausrüstung anzufassen.

Der Vermittlungsplatz antwortet standardmäßig auf Nebenstelle 200 und kann bis zu fünf Nummern führen, wobei Anrufe sequenziell, rotierend oder an alle gleichzeitig verteilt werden. Wählt niemand, fallen die Anrufe nach 24 Sekunden zur Vermittlung, und die Warteschlange der Rufgruppe hält bis zu 20 wartende Anrufe mit einer Ansage für den Anrufer. Für die Nachtschicht ist das der Unterschied zwischen einem Anruf, den beantwortet, wer an der Rezeption ist, und einem verlorenen Anruf.

Ein Auslegungshinweis, der die Stückliste beeinflusst: die Aufzeichnung. Diese Plattform zeichnet in G.711 und G.729 auf, und lokale Aufzeichnung auf dem Gerät gibt es nur beim OM20G und OM50G. Ein größeres Haus, das Gespräche aufzeichnet, zeichnet auf einen Server auf, und Adresse und Port des Aufzeichnungsservers – standardmäßig 1311 – müssen Teil des Netzwerkplans sein. Gesprächsdatensätze können ebenso an einen externen Server übergeben werden, standardmäßig auf Port 1809 – das, was ein Call-Accounting-System verarbeitet.

Was zu entscheiden ist, bevor die Zimmerliste feststeht

• Welche Zimmerklassen ein Display-Telefon bekommen und welche ein Tastentelefon. Display und AP-Modus des H6W passen zu einem Zimmer, in dem der Gast zusätzlich einen Netzwerkzugang braucht; die zehn Tasten des H2U passen zu einem Bad oder einer zweiten Position.
• Ob das Haus ein Telefon pro Bad möchte. Es verdoppelt die zimmerseitige Nebenstellenanzahl, und es sollte eine Entscheidung sein, kein Zufall.
• Welche Nebenstellen ins Ausland wählen dürfen und ob außerhalb der Geschäftszeiten ein Autorisierungscode verlangt wird.
• Wo Aufzeichnungen und Gesprächsdatensätze liegen, denn das bestimmt, ob das Haus Aufzeichnung auf dem Gerät an einer kleineren PBX oder einen Server an einer größeren braucht.

Beantworten Sie diese vier Punkte, und Zimmertelefone, PBX-Modell und Trunk-Zahl folgen aus veröffentlichten Kapazitäten statt aus Gewohnheit.