Điện thoại khách sạn: gọi báo thức và PMS

Điện thoại phòng là một bảng dịch vụ, không phải một chiếc điện thoại — bạn cần biết gì?

Khách gần như không bao giờ quay số từ phòng khách sạn; họ bấm một phím có ghi nhãn. Đó là lý do dòng điện thoại khách sạn trong dự án này được tổ chức quanh các phím dịch vụ lập trình được thay vì quanh số đường dây.

• H6W: năm phím dịch vụ lập trình được, được đặt tên trong tài liệu cho buồng phòng, đặt vé, tổng đài, đặt món và dịch vụ gọi báo thức, với màn hình 3.5 inch, PoE tích hợp, Wi-Fi 6 và cổng sạc USB-A.
• H602W: sáu phím dịch vụ lập trình được bao phủ cùng danh mục dịch vụ, với mặt máy tùy chỉnh, ống nghe nam châm, Wi-Fi 6 và cổng 10/100 Mbps dùng nguồn DC.
• H603W: thiết kế không dây với sáu phím quay số dịch vụ lập trình được, đèn trạng thái ba màu, ống nghe kháng khuẩn và đế sạc nhanh; tài liệu nêu 8.1 giờ đàm thoại và 159 giờ chờ như dữ liệu phòng thí nghiệm.
• H2U: mười phím gọi nhanh cho các đường dây dịch vụ cộng một phím lập trình được có thể đặt để làm việc với điện thoại cửa cho điều khiển cửa từ xa, với ba màu.

Vì các nhãn lập trình được, công trình quyết định mỗi phím quay số nào. Một quầy spa, một bãi đỗ xe hay một bàn hội nghị chỉ là thêm một nhãn, không phải thêm một chiếc điện thoại.

Gọi báo thức — bạn cần biết gì?

Gọi báo thức là một tính năng hệ thống của dòng OM chứ không phải một thiết bị bổ sung, và bộ lời nhắc thoại có một tệp tên là wakeup. Ở phía phòng, hệ quả thực tế là phím báo thức trên điện thoại phòng khách chỉ là một phím lập trình được nữa quay vào dịch vụ khách sạn, còn lịch báo thức do phần mềm lễ tân của chính công trình điều khiển.

Tài liệu nêu module quản lý khách sạn và API tổng đài là hướng tích hợp: khi API được bật, module khách sạn bao phủ trạng thái phòng và kiểm soát quyền gọi. Tài liệu không mô tả các màn hình lễ tân phía sau những chức năng đó, nên quy trình chính xác được xác nhận theo hệ thống của công trình khi báo giá — đó là một ranh giới trung thực, không phải một thỏa hiệp thiết kế.

Trạng thái phòng, từ phòng tới PMS — bạn cần biết gì?

Trạng thái phòng trên nền tảng này bắt đầu bằng một mã tính năng được quay từ máy lẻ trong phòng. Tổng đài sau đó đẩy trạng thái tới PMS của khách sạn qua API. Ba hệ quả đi kèm cho người thiết kế mạng:

• Trạng thái buồng phòng có thể được đặt từ máy cầm tay trong phòng, nên không cần một bảng gắn tường riêng.
• Kết nối PMS là dữ liệu, không phải thoại, nên nó cần một tuyến giữa tổng đài và máy chủ quản lý tòa nhà — không phải một cổng trong phòng khách.
• API tổng đài cũng là giao diện mà các ứng dụng tính cước cuộc gọi và trợ lý tổng đài viên sử dụng, nên nếu công trình đã chạy một trong số đó thì API đã được bật sẵn.

Quyền gọi theo hạng phòng — bạn cần biết gì?

Quyền gọi ra được đặt theo từng máy lẻ với năm mức: chỉ nội bộ, nội hạt, trong nước (mặc định), quốc tế và bị chặn. Trên hết, việc chặn gọi có thể hạn chế máy lẻ hoặc đường dây theo ngày trong tuần và khung giờ, và khóa máy lẻ chặn hoàn toàn các cuộc gọi ra từ máy điện thoại cho tới khi được mở.

Một mã ủy quyền cũng có thể được yêu cầu cho các cuộc gọi ra ngoài, dùng cùng mã PIN mở khóa máy điện thoại, và các cuộc gọi từ máy lẻ bên ngoài có thể bị chặn hoàn toàn không cho quay số ra. Với một công trình từng bị thiệt vì một chiếc điện thoại bị bỏ quên không gác máy, đây là những thiết lập quan trọng hơn cả giá phòng.

Lời chào ban đêm và lễ tân — bạn cần biết gì?

Lễ tân tự động chuyển giữa lời chào giờ làm việc và lời chào ngoài giờ, với tối đa ba khoảng thời gian mỗi ngày được định nghĩa trong lịch. Nhờ đó một khách sạn có thể có menu ban ngày, menu ban đêm và menu cuối tuần mà không phải động tới thiết bị.

Vị trí tổng đài viên mặc định trả lời ở máy lẻ 200 và có thể mang tối đa năm số, phân phối cuộc gọi tuần tự, theo vòng hoặc tới tất cả cùng lúc. Nếu không ai bấm gì, cuộc gọi rơi về tổng đài viên sau 24 giây, và hàng đợi của nhóm đổ chuông giữ tối đa 20 cuộc gọi đang chờ cùng một lời nhắc cho người gọi. Với ca đêm, đó là khác biệt giữa một cuộc gọi được người trực lễ tân trả lời và một cuộc gọi bị mất.

Một lưu ý thiết kế ảnh hưởng tới danh mục thiết bị: ghi âm. Nền tảng này ghi âm ở G.711 và G.729, và ghi âm cục bộ trên thiết bị chỉ có trên OM20G và OM50G. Một công trình lớn hơn có ghi âm cuộc gọi sẽ ghi về máy chủ, và địa chỉ cùng cổng của máy chủ ghi âm — mặc định 1311 — phải nằm trong phương án mạng. Bản ghi chi tiết cuộc gọi cũng có thể được đẩy tới một máy chủ bên ngoài, mặc định trên cổng 1809, đúng thứ mà một hệ thống tính cước cuộc gọi tiêu thụ.

Những gì cần quyết định trước khi chốt danh sách phòng

• Hạng phòng nào dùng điện thoại có màn hình và hạng nào dùng điện thoại phím. Màn hình và chế độ AP của H6W phù hợp với phòng mà khách còn cần một kết nối mạng; mười phím của H2U phù hợp với phòng tắm hoặc một vị trí thứ hai.
• Công trình có muốn một điện thoại cho mỗi phòng tắm hay không. Điều đó nhân đôi số máy lẻ phía phòng, và phải là một quyết định, không phải một sự vô tình.
• Những máy lẻ nào được gọi quốc tế, và có cần mã ủy quyền ngoài giờ hay không.
• Bản ghi âm và bản ghi chi tiết cuộc gọi nằm ở đâu, vì điều đó quyết định công trình cần ghi âm trên thiết bị với một tổng đài nhỏ hơn hay cần máy chủ với một tổng đài lớn hơn.

Trả lời bốn câu đó thì điện thoại phòng, model tổng đài và số trunk đều suy ra từ dung lượng đã công bố chứ không từ thói quen.